Pre mortem: Slik skal det gjøres

I boken min “Bedre beslutninger” skriver jeg om fellene vi går i når vi skal ta beslutninger i grupper og hva man kan gjøre for å unngå dem. Øvelsen "pre mortem" er et av grepene man kan ta.

“Pre mortem” er en teknikk som hjelper grupper med å identifisere potensielle problemer ved en beslutning. I motsetning til en "post mortem", som utføres etter at et prosjekt er fullført for å forstå hva som gikk galt, utføres en pre mortem i begynnelsen av et prosjekt for å forutse mulige utfordringer og hindringer.

Øvelsen går ut på å se for seg at en beslutning gikk skikkelig galt. Deltakerne blir deretter bedt om å komme med grunner til hvorfor dette skjedde. Dette gir gruppen en mulighet til å utforske ulike scenarier og identifisere svakheter ved beslutningen. Det gir også en plattform for å diskutere og vurdere risikoreduserende tiltak.

Denne teknikken er spesielt nyttig for å motvirke overoptimisme og bekreftelsesfellen (confirmation bias), som ofte kan føre til undervurdering av risiko. Når jeg holder kurs om beslutninger i grupper, anbefaler jeg pre mortem som en del av metoden “Balansert beslutningstaking”.

Her er en trinn-for-trinn beskrivelse av metoden, med en produktlansering som eksempel:

Trinn 1: Samle gruppen

Samle alle nøkkelpersoner som er involvert i produktlanseringen. Dette kan inkludere medlemmer fra markedsføring, produktutvikling, salg, og ledelse.

Trinn 2: Definer scenarioet

Beskriv scenarioet der produktet har blitt lansert og har feilet. Det er viktig at alle forstår at dette er en hypotetisk situasjon designet for å identifisere potensielle risikoer.

Trinn 3: Individuell refleksjon

Gi alle deltakerne noen minutter til å skrive ned grunner til at produktet feilet. Dette bør gjøres individuelt for å unngå gruppetenkning.”confirmation bias”. Deltakerne sender det de har skrevet til møteleder.

Trinn 4: Deling og diskusjon

La hver deltaker dele sine tanker en etter en. Diskuter hvert punkt og vurder hvor sannsynlig det er at dette kan skje.

Trinn 5: Prioritering

Prioriter de identifiserte risikoene etter på sannsynlighet og innvirkning. Dette kan gjøres gjennom en risikomatrise som denne:

Trinn 6: Utvikle tiltak

For hver høy-prioritert risiko, utvikle tiltak for å begrense eller eliminere risikoen. Tildel ansvarlige personer for hvert tiltak.

Trinn 7: Revider planen

Inkluder de identifiserte risikoene og tiltakene i den overordnede planen for produktlanseringen.

Oppfølging og evaluering

I kjølvannet av beslutningen bør det gjennomføres regelmessige oppfølgingsmøter for å vurdere fremdriften av risikoreduserende tiltak og gjøre nødvendige justeringer. Dokumenter prosessen, inkludert hvilke risikoer som ble identifisert, hvilke tiltak som innført og hvordan disse påvirket prosjektets utfall.

Etter produktlanseringen, gå tilbake til pre-mortem analysen for å se hvilke risikoer som faktisk materialiserte seg og hvilke tiltak som var mest effektive. Dette kan være verdifull lærdom for fremtidige prosjekter.

Anbefalt lesning

Klein, G. (2007). Performing a Project Premortem. Harvard Business Review.

Kahneman, D., & Klein, G. (2009). Conditions for intuitive expertise: A failure to disagree